Il telefono interrompe il lavoro
Ogni chiamata richiede attenzione immediata, anche quando stai seguendo un’attività che non puoi interrompere.
Rispondi ai condòmini, anche quando non puoi rispondere
Una chiamata mentre sei in assemblea, un messaggio WhatsApp durante un sopralluogo o una segnalazione dopo la chiusura dello studio: con la Segreteria AI e gli assistenti virtuali di Comunicasa le richieste vengono raccolte, qualificate e trasformate in ticket pronti per la gestione.
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Segreteria, telefono e WhatsApp
integrati con l'assistente AI
Il problema
I problemi della gestione telefonica tradizionale in studio
Le richieste arrivano anche fuori orario
Se nessuno risponde, il condòmino riprova. Il giorno dopo lo studio deve recuperare chiamate e messaggi prima ancora di iniziare a lavorare.
Mancano le informazioni per agire
Un messaggio come «c’è un problema all’ascensore» spesso richiede altre telefonate per capire dove sia il guasto e che cosa sia successo.
La soluzione
Tre canali intelligenti, un solo spazio di lavoro
Scegli quando attivare la Segreteria AI o l’Assistente Telefonico AI sul numero che usi già. Su WhatsApp, l’assistente conversa con i condòmini e raccoglie le loro richieste. In ogni caso, le informazioni arrivano in Comunicasa come ticket, pronte per essere gestite dallo studio.
- Decidi tu quando far intervenire l’AI sulle chiamate.
- Le richieste vengono riassunte e organizzate in ticket.
- Il ticket arriva alla persona giusta, con le informazioni necessarie per gestire la richiesta.
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Come funzionano gli assistenti AI
Segreteria AI
Quando non puoi rispondere, si attacca la Segreteria AI che invita il condòmino a identificarsi e a descrivere il problema. Comunicasa raccoglie il messaggio e crea un ticket con il riepilogo della richiesta. Puoi usarla fuori orario o nei momenti in cui lo studio ha bisogno di lavorare senza interruzioni.
Assistente telefonico AI
Qui l’AI non si limita a registrare un messaggio: conversa con chi chiama. Chiede le informazioni mancanti e fa domande pertinenti al problema segnalato. Se, per esempio, un ascensore è bloccato, può chiedere a quale piano si trovi e se ci siano persone all’interno. Lo studio ritrova la conversazione trascritta e riassunta nel ticket.
Assistente WhatsApp AI
Il condòmino scrive o manda un vocale su WhatsApp, come fa già oggi. L’assistente virtuale AI conversa con lui, raccoglie i dettagli e può analizzare anche le immagini inviate. La richiesta diventa un ticket in Comunicasa, senza costringere lo studio a gestirla dentro WhatsApp.
Un esempio concreto
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Ore 20:00
Il classico guasto fuori orario d'ufficio- Chiamata ore 20:00Un condòmino segnala un guasto quando lo studio è già chiuso.
- L’AI raccoglie i dettagli.L’assistente AI chiede dove si trova il problema, che cosa è successo e quanto è urgente intervenire.
- Il ticket è prontoIn Comunicasa compaiono il riepilogo della chiamata e le informazioni raccolte.
- Il fornitore riceve l’incaricoSe hai impostato un’automazione, la richiesta gli viene inoltrata automaticamente.
- Lo studio verificaIl giorno dopo il collaboratore di riferimento controlla il ticket e segue l’intervento.
Domande frequenti sugli assistenti AI
No. Puoi impostare l’inoltro delle chiamate dal numero che usi già e scegliere quando attivarlo.
No. Puoi decidere in quali momenti far intervenire la Segreteria AI o l’Assistente Telefonico AI, per esempio fuori orario o quando non vuoi essere interrotto.
In Comunicasa, sotto forma di ticket. Lo studio può leggere il riepilogo, consultare le informazioni raccolte e proseguire la gestione della richiesta.
La Segreteria AI raccoglie il messaggio del condòmino e ne crea un riepilogo. L’Assistente Telefonico AI conversa con chi chiama e fa domande per raccogliere le informazioni mancanti.
Sì. Può ascoltare i messaggi vocali e analizzare le immagini che il condòmino invia durante la conversazione.
L’assistente fa domande mirate per capire che cosa è successo e raccogliere le informazioni utili a valutare l’urgenza. La richiesta arriva nel ticket; se hai impostato un’automazione per quel tipo di segnalazione, può essere inoltrata subito al fornitore.
Torna a scegliere tu quando rispondere
Scopri con un consulente Comunicasa come gestire chiamate e messaggi senza lasciare indietro le richieste dei condòmini.