Ogni segnalazione richiede più passaggi.
Confermare la presa in carico, avvisare il condominio, contattare il fornitore: anche un piccolo guasto può richiedere diverse azioni manuali prima che qualcuno intervenga.
Workflow automatici per amministratori di condominio: più tempo per il tuo studio
Con Comunicasa Automate imposti regole e azioni automatiche per gestire ticket, comunicazioni e solleciti ai manutentori. Conferma la presa in carico delle segnalazioni, invia gli incarichi e assegna le pratiche a un sostituto quando un collega è assente: elimina il lavoro manuale e fai scorrere le attività in modo fluido.
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Comunicasa Automate
Regole, comunicazioni e incarichi automatici.
Il problema
Le stesse attività, ogni giorno. Quanto tempo ti portano via?
I solleciti dipendono da chi se ne ricorda.
Quando un fornitore non risponde, qualcuno deve controllare l’incarico e ricontattarlo. Tra telefonate, email e nuove richieste, il follow-up rischia di slittare.
Assenze e scadenze richiedono organizzazione.
Riassegnare le attività di un collega in ferie o coordinare un adempimento annuale significa ricordare chi deve fare cosa, ogni volta.
La soluzione
Imposta le regole. Comunicasa Automate avvia le azioni.
Un workflow è un flusso di lavoro che collega un evento a una o più azioni automatiche. Definisci cosa deve farlo partire, le condizioni da rispettare e i passaggi da eseguire: Comunicasa Automate li avvia quando si verifica la situazione prevista.
Per esempio, una segnalazione relativa a un guasto in un determinato condominio può attivare la conferma al condòmino, una comunicazione ai residenti e l’invio dell’incarico al fornitore.
- Gestisci i ticket: imposta risposte, assegnazioni e inoltri in base al condominio e al tipo di richiesta.
- Coordina i fornitori: invia gli incarichi e programma i solleciti quando manca un riscontro.
- Organizza il lavoro interno: definisci chi riceve le attività durante le assenze e assegna al team i compiti ricorrenti.
Hausverwaltung Rosenweg WhatsApp Business, antwortet sofort casavi AI
Der Aufzug funktioniert seit heute Morgen nicht mehr.15:22 Herr Brandt, der Aufzug in Rosenweg 24 ist ausgefallen. Richtig?15:23 JaNein Ja15:23 Danke. Was genau funktioniert nicht am Aufzug?15:24 Die Tür geht nicht mehr zu.15:26 Vorgang 218 ist angelegt, der Aufzugsdienst kommt morgen früh.15:26
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Scenario
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Una lampadina guasta.
Un workflow che avvia l’intervento.- Il condòmino segnala il problema.Arriva un ticket per una lampadina guasta. La regola impostata riconosce il condominio e il tipo di richiesta.
- Parte la conferma di presa in carico.Il condòmino riceve una risposta personalizzata e contestualizzata che conferma la presa in carico della segnalazione da parte dello studio.
- Anche il condominio viene informato.Se previsto dal workflow, parte una comunicazione ai residenti per informarli del guasto e della sua presa in carico.
- L’incarico arriva al fornitore.Il ticket viene inoltrato all’elettricista incaricato della sostituzione. Se non arriva un riscontro nei tempi stabiliti, si attiva il sollecito automatico.
Cosa succede dopo:
Lo studio può seguire l’avanzamento e intervenire quando serve, senza ripetere manualmente ogni passaggio.
Cosa cambia
Più efficienza.
Conferme, comunicazioni e incarichi partono quando si verificano le condizioni impostate, riducendo l’attesa tra l’arrivo del ticket e l'effettiva presa in carico.
Più puntualità.
I fornitori ricevono solleciti nei tempi e con la frequenza che hai definito, senza dipendere dalla memoria di un collaboratore.
Meno errori.
Regole predefinite assegnano i ticket al sostituto durante le assenze e distribuiscono le attività ricorrenti alle persone coinvolte, riducendo dimenticanze e passaggi saltati.
Domande frequenti sui workflow automatici
Comunicasa Automate è la funzionalità che permette di impostare regole e workflow automatici per gestire ticket, comunicazioni, incarichi ai fornitori e attività interne dello studio.
Sì. Puoi definire workflow che si attivano per un determinato condominio e per uno specifico tipo di richiesta, così da applicare le azioni e coinvolgere i fornitori previsti per quel caso.
Sì. Il workflow può includere una comunicazione ai residenti, per esempio per informarli di un guasto nelle parti comuni e della sua presa in carico.
Sì. Puoi impostare un workflow per indirizzare i ticket e le attività di un collaboratore assente alla persona incaricata della sostituzione.
Sì. Lo stesso evento può attivare più azioni, come rispondere al condòmino, informare il condominio e inviare l’incarico al fornitore. Puoi anche creare ramificazioni che fanno proseguire il lavoro in modo diverso in base alle condizioni previste.
Un workflow parte da un evento, chiamato anche trigger, come l’arrivo di un ticket. Il sistema verifica le condizioni impostate ed esegue le azioni previste: per esempio, inviare una conferma, assegnare un’attività o inoltrare un incarico a un fornitore.
Sì. Puoi impostare una conferma automatica di presa in carico quando arriva una segnalazione che rispetta le condizioni del workflow.
Puoi impostare una regola che invii un sollecito se il fornitore non dà un riscontro entro un determinato numero di ore o giorni. Puoi anche definire la frequenza dei promemoria successivi.
Sì. Puoi utilizzarli per organizzare attività ricorrenti, come la preparazione di un report annuale per l’assicurazione. Un ticket ricorrente può avviare il workflow e assegnare i compiti alle diverse persone coinvolte.
Sì. Puoi costruire un flusso che contatti più fornitori e prosegua con il primo che dà disponibilità, secondo le regole che hai impostato.
Il lavoro manuale può diminuire.
Scopri con un consulente Comunicasa come automatizzare le attività ripetitive del tuo studio, dalla gestione dei ticket ai solleciti ai fornitori.