Ogni richiesta al suo posto.
Comunicasa trasforma email, chiamate, messaggi WhatsApp e segnalazioni in ticket organizzati, assegnabili e sempre rintracciabili.
Così tutto lo studio sa cosa è successo, chi se ne sta occupando e quali sono i prossimi passaggi.
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Dalla segnalazione alla soluzione
Un sistema di ticketing trasforma ogni richiesta ricevuta dallo studio in un’attività organizzata e tracciabile. Il ticket funziona come una cartella digitale. Raccoglie la richiesta, il condominio interessato, la persona incaricata, le comunicazioni, i documenti e gli eventuali fornitori coinvolti.
1. La richiesta arriva
Il condòmino contatta lo studio tramite email, telefono, messaggio WhatsApp, app o portale web.
2. La richiesta diventa un ticket
Il messaggio viene trasformato in un’attività strutturata (ticket) e collegato al condominio, all’unità immobiliare e alla persona che ha effettuato la segnalazione.
3. Lo studio lavora sul ticket
Il ticket arriva già al collaboratore giusto, che può rispondere al condòmino in un clic con l’aiuto dell’AI e, se necessario, inoltrare la richiesta al fornitore. Con Automate, l’inoltro può avvenire automaticamente.
4. Tutto rimane nello storico
Quando la richiesta è risolta, il ticket viene chiuso ma resta facile da ritrovare con una ricerca per parola chiave. Gli allegati rimangono disponibili su Comunicasa e puoi scaricarli quando vuoi, senza occupare spazio sul computer dello studio.
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Anche le attività dello studio diventano ticket
- Puoi creare un ticket internamente ogni volta che devi ricordare, assegnare o documentare un’attività.
- Per esempio, puoi programmare una manutenzione, associarla al condominio interessato, assegnarla a te stesso o a un collega e impostare una scadenza.
- L’attività entra così nel lavoro dello studio e non rimane affidata a un post-it, a un’agenda personale o alla memoria di qualcuno.
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Allegati sempre organizzati e a portata di mano
- Fotografie, preventivi, fatture, verbali e altri allegati rimangono collegati al ticket a cui si riferiscono. Comunicasa raccoglie tutti i file in una sezione specifica del ticket.
- Non è necessario scorrere decine di messaggi per ritrovare un documento né salvarne copie in diverse cartelle del computer.
- Essendo Comunicasa un software in cloud, i documenti non occupano spazio sul dispositivo e possono essere consultati dalle persone autorizzate anche fuori dall’ufficio.
- Durante un’assemblea, un sopralluogo o una giornata di lavoro da remoto, lo studio può accedere alla versione aggiornata del ticket senza chiedere a un collega di recuperare informazioni o inviare file.
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Tutti sanno cosa fare. Meno passaggi, meno errori.
- Il ticket può essere assegnato alla persona corretta e aggiornato da più collaboratori.
- Tutti vedono le stesse informazioni e lavorano sulla stessa attività, evitando ricostruzioni, messaggi duplicati e passaggi di consegna poco chiari.
- Quando la gestione di un guasto condominiale richiede l’intervento di un tecnico, il ticket può essere inoltrato direttamente al fornitore. Il fornitore riceve le informazioni necessarie senza dover scaricare un’app.
- Richiesta, incarico, aggiornamenti e documenti rimangono collegati nello stesso spazio. Lo studio mantiene così il controllo dell’intervento e può verificare ciò che è stato comunicato.
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Dai ai condòmini la sicurezza di essere sempre ascoltati.
- La maggior parte delle chiamate che ricevi in studio hanno lo stesso obiettivo: sapere se la segnalazione è stata ricevuta e a che punto si trova l’intervento.
- Con Comunicasa puoi aggiornare i condòmini interessati direttamente dal ticket. Con un solo clic comunichi lo stato della lavorazione senza dover ricostruire ogni volta l’intera situazione.
- Il condòmino sa sempre a che punto è la sua richiesta. Questa trasparenza riduce le interruzioni per lo studio e valorizza il lavoro dell’amministratore agli occhi dei condòmini.
Domande frequenti sul sistema di ticketing
Un ticket è una richiesta o un’attività raccolta in uno spazio digitale dedicato. Contiene tutte le informazioni necessarie per gestirla: condominio, richiedente, responsabile, stato, comunicazioni, documenti ed eventuali fornitori coinvolti.
Un’email contiene principalmente uno scambio di messaggi. Un ticket raccoglie anche il condominio di riferimento, il responsabile, lo stato, la priorità, le scadenze, i documenti e tutte le attività svolte per risolvere la richiesta.
In questo modo la comunicazione diventa un processo organizzato e condiviso.
Sì. Lo studio può creare ticket per programmare manutenzioni, ricordare scadenze, preparare documenti, assegnare compiti e gestire altre attività interne.
Il ticket può essere collegato a un condominio, assegnato a una persona e accompagnato da una data entro la quale completarlo.
Quando viene segnalato un guasto, Comunicasa permette di creare un ticket collegato al condominio e alla persona interessata.
Lo studio può indicare la priorità, incaricare un collaboratore, inoltrare la richiesta a un fornitore e mantenere nello stesso spazio tutte le comunicazioni e i documenti relativi all’intervento.
Sì. Lo studio può informare le persone interessate direttamente dal ticket e comunicare gli aggiornamenti sullo stato dell’intervento.
In questo modo si riducono le telefonate di chi vuole sapere se la segnalazione è stata ricevuta o quando verrà risolta.
Sì. Comunicasa è un software in cloud. Le persone autorizzate possono accedere ai ticket, ai documenti e allo storico anche durante un sopralluogo, in assemblea o quando lavorano da remoto.
Un ticket può nascere da una comunicazione ricevuta tramite telefono, email, WhatsApp, app o portale web. Può anche essere creato direttamente da una persona dello studio per organizzare un’attività interna.
Sì. Le persone autorizzate possono vedere lo storico, inserire note, aggiungere documenti e aggiornare lo stato.
Il lavoro non dipende quindi dalla casella email o dalla memoria di una sola persona. Se il referente è assente, un collega può verificare ciò che è stato fatto e continuare la gestione della richiesta.
Sì. Il ticket permette di seguire un intervento dalla segnalazione iniziale fino alla sua conclusione.
Lo studio può raccogliere informazioni e fotografie, assegnare l’attività, coinvolgere il fornitore, conservare i documenti e aggiornare i condòmini sullo stato della lavorazione.
Sì. Il ticket può essere inoltrato al fornitore insieme alle informazioni necessarie per l’intervento. Il fornitore non deve scaricare un’app.
Le comunicazioni e i documenti relativi all’incarico rimangono collegati al ticket, così lo studio mantiene uno storico completo.
Fotografie, preventivi, fatture e altri documenti vengono conservati nel cloud e collegati al ticket corrispondente.
Gli allegati sono raccolti in una sezione specifica, così non è necessario cercarli tra email, cartelle locali o lunghe conversazioni.
Il time tracker permette di registrare il tempo dedicato alle attività e ai singoli condomìni.
Aiuta a comprendere il carico di lavoro, documentare le prestazioni svolte e valutare quanto impegno richiede la gestione di ogni stabile.
Scopri anche tu come gestire le richieste in modo ordinato, veloce e trasparente.
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