Tutte le richieste dei condòmini, finalmente in un solo posto
Email, telefono, WhatsApp, app e portale web: i condòmini scelgono come contattarti, Comunicasa raccoglie le richieste in un unico spazio cloud. Il tuo studio può trasformarle in ticket, assegnarle alla persona giusta e seguirle in modo semplice e ordinato.
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Un condòmino manda un’email, un altro chiama, un altro ancora scrive su WhatsApp.
Le richieste arrivano da canali diversi, ma il lavoro per gestirle può avvenire tutto in Comunicasa.
Ogni richiesta diventa un ticket con le informazioni necessarie, uno storico consultabile e un responsabile a cui assegnarla.
I canali
- Neue Sprechzeiten
- 14.08.
- Grillfest im Hof
- 22.08.
- Liftausfall behoben
- gestern
- Nina Alberts
- Buchhaltung
- Peter Rauch
- Hausmeister
- Notdienst
- rund um die Uhr
Colleghi la posta dello studio a Comunicasa, così il team può leggere le richieste nello stesso spazio e trasformarle in ticket se necessario. Con Microsoft 365 abbiamo un'integrazione avanzata: se leggi, sposti o gestisci un’email in Comunicasa, la modifica compare anche in Microsoft 365.
- Lavori da un’unica schermata, senza passare continuamente dalla casella email al gestionale
- Trasformi un’email in ticket con un clic, assegnato automaticamente al collaboratore di riferimento.
- Se una nuova email riguarda un ticket già aperto, la puoi aggiungere a quel ticket.
- Ritrovi informazioni e allegati nel ticket e scarichi i file quando servono, senza lunghe ricerche nella posta.
Telefon
Mantieni il numero dello studio e scegli quando inoltrare le chiamate alla segreteria AI: fuori orario, durante una riunione o quando hai bisogno di concentrarti. La segreteria chiede al condòmino di identificarsi e descrivere il problema. Il messaggio viene trascritto e riassunto in un ticket.
- Scegli tu in quali orari usarla.
- Il condòmino può chiamare e lasciare il messaggio quando vuole 24/7
- Trascrizione e riepilogo diventano un ticket.
| Absender | Betreff | Zuordnung | |
|---|---|---|---|
| Anna Frisch | Wasserschaden im Keller | Ohne Vorgang | |
| Sabine Lorenz | Frage zur Abrechnung | Ohne Vorgang | |
| Bauer Aufzugstechnik GmbH | Angebot Aufzugswartung | Vorgang 214 | |
| Peter Adam | Schlüsselbestellung, Rückfrage | Miriam Vogt |
Chiamata AI
L’assistente telefonico AI conversa con il condòmino e fa domande pertinenti per capire la richiesta. Se segnala un ascensore bloccato, per esempio, può chiedere a quale piano si trova e se qualcuno è rimasto all’interno. La conversazione viene trascritta e riassunta in un ticket.
- Conversazione naturale, con domande legate al problema.
- Raccolta dei dettagli necessari per intervenire.
- Trascrizione e riepilogo disponibili in Comunicasa.
- Rauchmelderwartung
- 12.09., 08:00
- Liftausfall behoben
- gestern
- Vordachreparatur geplant
- nächste Woche
WhatsApp AI
L’assistente virtuale AI conversa con il condòmino su WhatsApp e raccoglie le informazioni necessarie. Può comprendere anche foto e messaggi vocali inviati durante la conversazione. La conversazione viene trascritta e riassunta in un ticket.
- Il condòmino usa WhatsApp come fa già ogni giorno.
- L’assistente comprende testo, immagini e vocali.
- La conversazione diventa un ticket in Comunicasa.
- Dokument gewählt und geprüft MV
- Empfänger aus den Stammdaten MV
- Gedruckt im Rechenzentrum
- Kuvertiert und frankiert
- Übergabe an die Post, heute 17:00
- Zustellung, voraussichtlich 03.09.
App e portale web
Dall’app o dal portale web, i condòmini possono inviare una segnalazione e seguirne gli aggiornamenti. Nello stesso spazio trovano comunicazioni e documenti dello studio, senza dover chiamare per chiedere informazioni già disponibili.
- Segnalazioni con foto direttamente dallo smartphone.
- Stato delle richieste consultabile in autonomia.
- Comunicazioni e documenti a portata di mano.
Domande frequenti sull'hub comunicazioni
No. Possono continuare a usare email e telefono, oppure scegliere WhatsApp, app e portale web. Comunicasa aiuta lo studio a gestire le richieste ricevute attraverso questi canali in un unico spazio.
La segreteria AI invita il condòmino a lasciare un messaggio dettagliato, che viene trascritto e riassunto. Voce AI conversa con lui e fa domande successive per raccogliere informazioni più precise.
Permette di sincronizzare Comunicasa con la casella email. La casella di posta viene "specchiata" in Comunicasa, ad esempio se un'email viene spostata nel cestino in Comunicasa questa verrà spostata anche in Microsoft365. Sono disponibili anche collegamenti con altri provider, con una modalità di integrazione diversa.
No. L’app e il portale web offrono un modo semplice per inviare richieste, trovare documenti e seguire gli aggiornamenti, ma lo studio può continuare a ricevere anche email, chiamate e messaggi WhatsApp.
No. Mantieni il numero che usi già e imposti l’inoltro verso la segreteria o l’assistente telefonico AI quando vuoi attivarli.
Sì. Puoi collegare la posta e consultarla in Comunicasa. Le email che richiedono un’attività possono diventare ticket con un clic.
L’assistente virtuale AI può analizzare la foto o ascoltare il messaggio vocale per comprendere la richiesta e raccogliere le informazioni nel ticket.
Le richieste gestite in Comunicasa possono essere trasformate in ticket e assegnate al collaboratore competente. Chi lavora sul ticket trova le informazioni e lo storico necessari per proseguire.
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