Gestione documentale per amministratori di condominio: tutti i file sempre a portata di mano
Contratti, verbali di assemblea, regolamenti e allegati di intervento: con il sistema di gestione documentale (DMS) di Comunicasa li organizzi in un unico archivio cloud sicuro, li ritrovi all'istante e li condividi con i condòmini via app.
| Titel | Kategorie | Liegenschaft |
|---|---|---|
| Liegenschaftsakte Lindenallee 7 | Liegenschaftsakte | Lindenallee 7 |
| Vorgangsakte Max-Planck-Straße 12 | Vorgangsakte | Max-Planck-Straße 12 |
| Rechnung WJ 2026 | Eingangsrechnung | Lindenallee 7 |
| Einheitenakte Rosenweg 24 | Einheitenakte | Rosenweg 24 |
| Wartungsvertrag Aufzug | Dienst- und Wartungsverträge | Rosenweg 24 |
| Protokoll Eigentümerversammlung | Protokolle | Salinenstraße 8 |
Quando un condòmino chiede un vecchio verbale o ti serve un contratto durante una telefonata, non hai tempo di aprire cartelle una per una. Con la gestione documentale di Comunicasa, i file sono collegati al condominio o al ticket a cui si riferiscono. Li trovi con una ricerca per parole chiave e li scarichi quando servono, senza conservare copie su ogni computer dello studio.
Il nostro DMS
| Name | Status | Geteilt mit | |
|---|---|---|---|
| Wartungsbericht Heizung.pdf | Veröffentlicht | Eigentümer | |
| Hausordnung.pdf | Veröffentlicht | Mieter, Bewohner | |
| Beschlusssammlung.pdf | Veröffentlicht | Eigentümer | |
| Jahresabrechnung 2025.pdf | Veröffentlicht | Eigentümer | |
| Protokoll Versammlung.pdf | Entwurf | Niemand |
Trova e organizza
Carica i documenti in Comunicasa e ritrovali con una parola chiave. Foto, preventivi e fatture di un intervento rimangono nel relativo ticket, a disposizione dei collaboratori che seguono la richiesta.
- Cerchi i documenti per parole chiave.
- Ritrovi gli allegati nel ticket dell’intervento.
- Conservi i file nel cloud, senza occupare spazio sui computer dello studio.
- Li scarichi quando ne hai bisogno.
| Treffer | Fundstelle |
|---|---|
| Wartungsvertrag Aufzug 2026 | Seite 2 |
| Protokoll Aufzugsprüfung | Seite 1 |
| Angebot Aufzugswartung | Seite 3 |
Condividi con il condominio
Metti verbali, regolamenti e altri documenti a disposizione dei condòmini nell’app e nel portale web. Quando pubblichi un nuovo file, puoi inviare una comunicazione per avvisarli, senza rispondere alla stessa richiesta di invio più volte.
- Scegli quali documenti rendere disponibili e a quale condominio
- Li pubblichi su app e portale web.
- Avvisi i condòmini con una comunicazione.
- Verifichi chi li ha scaricati.
Tutto in ordine, tempo ritrovato
Cinque minuti per trovare un allegato sembrano pochi. Se capita dieci volte, è quasi un’ora alla settimana passata tra cartelle, email e faldoni. Con Comunicasa, documenti e informazioni sono più facili da recuperare per tutto lo studio.
Ogni download è visibile.
Controlli quale documento ha scaricato un condòmino, quando e quante volte.
I file non pesano sul tuo computer.
Restano nello spazio cloud di Comunicasa e li scarichi solo quando ti servono.
Gli allegati restano nel ticket.
Foto, preventivi e fatture sono collegati all’intervento a cui si riferiscono.
I condòmini trovano i documenti da soli.
Li pubblichi su app e portale web e puoi avvisarli con una comunicazione.
Domande frequenti sulla gestione documentale (FAQ)
Puoi cercarlo per parole chiave oppure aprire il condominio o il ticket a cui è collegato.
Sì. Ti indica il documento pertinente, così puoi aprirlo e controllare il testo originale.
Sì. Puoi aggiungerle al ticket, così i collaboratori trovano documenti e aggiornamenti insieme alla segnalazione iniziale.
Sì. Puoi verificare quale documento ha scaricato, a che ora e quante volte.
Con la ricerca trovi un documento usando parole chiave. Ad Aurea puoi chiedere un’informazione contenuta nei documenti, per esempio la scadenza di un contratto o una regola del condominio.
No. I file caricati rimangono nello spazio cloud di Comunicasa. Puoi consultarli e scaricarli quando ti servono.
Puoi renderlo disponibile nell’app e nel portale web. Se vuoi avvisare i destinatari della pubblicazione, puoi inviare una comunicazione.
Comunicasa ti permette di raccogliere, organizzare, cercare e condividere i documenti legati ai condomìni e ai ticket. Se per DMS intendi funzioni specifiche come versionamento o flussi di approvazione, possiamo valutare insieme quali strumenti servono al tuo studio.
Dai ai documenti un’organizzazione all’altezza del tuo studio
Scopri con un consulente Comunicasa come rendere le informazioni accessibili a tutto il team e lavorare con processi più strutturati.